automatische Generierung von Rechnung und Lieferschein

Für Bestellungen im printformer Closed Shop können automatisiert Rechnungen und Lieferscheine auf Basis eines IDML-Templates generiert werden.

InDesign-Vorlagen

Als Vorlage hierfür können die folgenden Dateien individualisiert und unter Publish > Templates hochgeladen werden.

Rechnungsvorlage_PF.idml

Rechnungsvorlage_PF_Additional_Page.idml

Lieferscheinvorlage_PF.idml

Lieferscheinvorlage_PF_Additional_Page.idml

Es gibt jeweils ein Template inkl. Briefkopf und eines für die Folgeseite(n).

In den Dateien sind zwei Ebenen angelegt, jeweils für statische (Hintergrund-PDF) und dynamische Inhalte.
Für die dynamischen Inhalte sind bereits die entsprechenden Data-Keys in den Placeholdern eingetragen.
Ebenso sind in den InDesign Vorlagen Settings, Attribute und Conditions schon hinterlegt.
Diese sollten für ein funktionstüchtiges Rechnungs- oder Lieferschein-Template nicht verändert werden.
(Erläuterungen dazu unten in der jeweiligen Tabelle.)

Der Textblock mit der Auflistung der Bestellposten, sollte nur eine Textzeile, mit den gewünschten Placeholdern, beinhalten. Diese werden mittels Tabulatoren separiert.

Der printformer dupliziert diese Zeile dann für jedes bestellte Produkt (Order Item) automatisch.

DataKeys und Attribute

Data-Keys Mandanten
Eingabe unter Integrationen > API-Keys
Allgemeine Angaben
pf-client-name	Name des Mandanten im System

Anschrift
pf-client-street	Straße
pf-client-street-number	Hausnummer
pf-client-zip	Postleitzahl
pf-client-city	Stadt

Bank Daten
pf-client-person	Geschäftsführung
pf-client-bank	Bank
pf-client-bic	BIC
pf-client-iban	IBAN
pf-client-commercial-register	Handelsregister
pf-client-vat-id	USt-IdNr.

Data-Keys Bestellung
1	Rechnungsadresse
	order-billing-company	Firma
	order-billing-company-extra	Firmenzusatz
	order-billing-title	Titel
	order-billing-first-name	Vorname
	order-billing-last-name	Nachname
	order-billing-street	Straße
	order-billing-street-number	Hausnummer
	order-billing-street-additional	Adresszusatz
	order-billing-zip	PLZ
	order-billing-city	Stadt
	order-billing-country	Land
	order-billing-state-code	Bundesland / State Code
	order-billing-phone	Telefon

2	Versandadresse
	Hier werden die selben DataKeys eingesetzt wie in der Rechnungsadresse, es wird dabei jedoch der Präfix order-shipping (anstatt order-billing) verwendet. (Bsp. Straße = order-shipping-street)
Rechnungsdaten
	order-invoice-number	Rechnungsnummer
	order-invoice-date	Rechnungsdatum
	order-item-number	Bestellposition
	order-item-name	Projektname
3	order-item-quantity	Menge
4	order-item-product-price	Einzelpreis
5	order-item-sum	Gesamtpreis (Produkt)
6	order-price-net	Summe (netto)
7	order-standard-vat	MwSt Standard (19%)
	order-reduced-vat	MwSt reduziert (7%)
8	order-total-standard-vat	Betrag MwSt (19%)
	order-total-reduced-vat	Betrag MwSt (7%)
	Als MwSt kann im printformer je Produkt der Standard (19%) oder reduzierte Satz (7%) ausgewählt werden.
	order-shipping-price	Versandkosten
9	order-price-gross	Summe (brutto)

Attribute
Name	Wert	Beschreibung
Attribute
self-destruct	true, false (Default: false)	spezielles Attribut für Rechnungs-/Lieferschein-Feature: sobald ein Placeholder initial befüllt wurde, verschwindet er
media-hunter	static	über das Attribut media-hunter kann auf das im System (unter Einstellungen > Logos) hinterlegte verwiesen werden
data-key-value	pf-client-logo	über dieses Attribut wird das Logo als Bild im späteren PDF ausgegeben (aktuell nur E-Mail Logo möglich)
separator	(frei wählbar) (Default: , )	Definition des Trenn-Zeichens bei Verwendung mehrere DataKeys innerhalb eines Placeholders, bspw. Leerzeichen.
Settings
Als der Name des Attributs wird immer settings eingegeben, der Wert muss im JSON-Format eingefügt werden.
text-overflow-behaviour	clip, add-page, clone-page Default: clip	Einsatz nur für die PDF-Erzeugung. Durch dieses Setting wird das Verhalten gesteuert sofern ein Textblock überläuft. clip = Text wird abgeschnitten clone-page = Seite wird dupliziert, der Überlauf-Text landet im selben Block auf der neuen Seite add-page = dadurch wird das als Zusätzliche Seite definierte Template als neue Seite hinzugefügt, s. dazu Shop Einstellungen (falls kein Template für zusätzliche Seiten zugewiesen ist wird dieselbe Seite leer hinzugefügt) WICHTIG: hier muss der Block einen `block-name` haben! Und auf der neuen seite muss es diesen auch geben.
block-name	(frei wählbar)	wird für das Attribut text-overflow-behaviour benötigt, damit der überlaufende Text auf der hinzugefügten Seite eingesetzt werden kann Dieses Attribut muss mit demselben Wert in jeweils beiden Templates (für Rechnung/Lieferschein) enthalten sein.
Conditions
Als der Name des Attributs wird immer condition-json eingegeben, der Wert muss im JSON-Format eingefügt werden.
`{ "left": "${pf-meta-page}", "operator": "equal", "right": "${pf-meta-pages}" }`		Durch diese Condition wird sichergestellt, dass die Gesamtsumme Rechnung nur auf Seite 1 abgebildet wird, sofern die Rechnung nur eine Seite benötigt.
`{ "left": "${order-total-standard-vat}", "operator": "not-equal", "right": "0,00" }` `{ "left": "${order-total-reduced-vat}", "operator": "not-equal", "right": "0,00" }`		Hierdurch wird festgelegt, dass nur die MwSt mit 19% (DataKey order-total-standard-vat) bzw. mit 7% (order-total-reduced-vat) ausgewiesen wird, sofern er für in der Rechnung enthaltene Produkte eingesetzt wurde.
`{ "left": "${pf-client-person}", "operator": "not-equal", "right": "" }`		Hierdurch wird der Zeilenumbruch (Fußzeile) gelöscht, sofern im System keine Geschäftsführung angegeben wurde.

Shop Einstellungen

In den Einstellungen unter Shop > Rechnung bzw. Lieferschein können jeweils zwei Templates zugewiesen werden; für die erste Seite (inkl. Briefkopf) sowie für jede weitere Seite.

Für Rechnungen kann ein Bestellnummerpräfix eingegeben werden

Die Checkbox (Standardkonfiguration verwenden) muss dafür jeweils deaktiviert werden.

Generierung

An der Bestellung sind nun die Buttons vorhanden, über die die jeweilige Rechnung bzw. der Lieferschein generiert und herunterladen werden kann.